Om Fredrik Grönkvist

Fredrik Grönkvist är medgrundare till Asiaimportal (HK) Limited och har under många år varit verksam i Shanghai och är nu baserad i Hong Kong. I Hong Kong utvecklar de webbplatsen ComplianceGate.com, där e-handlare och tillverkare världen över kan hitta gratis guider och onlineverktyg för att förstå produktsäkerhetskrav inom EU, USA, Kina och Australien.

1. Kan de verkligen tillverka er produkt?

Den kanske största anledningen att besöka en eventuella fabrik i Kina är att ni då får chansen att gå igenom produktens design och material. När du sitter mitt emot fabrikens ingenjörer och managers är det betydligt enklare att få raka svar på eventuella problem med din produkt och design.

Försöker du göra samma sak via e-post eller Wechat kan det ta veckor att reda ut minsta detalj, när det kan avklaras på en kvart väl på plats.

2. Välj material på plats

Vissa saker, exempelvis dimensioner, är enkla att kommunicera i exakta termer. Dock kan det vara betydligt svårare att tydligt definiera vilken typ av t-shirt tyg eller läder för en väska man önskar.

Detta kan avklaras väldigt snabbt på plats i en fabrik, och därtill kan ni samtidigt få aktuell information om priser och kvantitetskrav – vilket skiljer sig åt mellan olika material.

Visserligen går det att beställa prover och få dem levererade via DHL, men det är verkligen “hit and miss”. Därtill kostar DHL leveranser från flera fabriker sammanlagt lika mycket som en flygbiljett till Kina.

3. Är de villiga att prisförhandla?

Kinesiska fabriker är i regel alltid villiga att prisförhandla, och det är betydligt enklare att göra detta på plats än genom att skicka en massa mejl. Nedan följer ett par taktiker du kan använda för att sänka priset:

A. Påstå att en leverantör har gett er ett lägre pris (ange en specifik siffra)

B. Ange ett specifikt målpris (target price) som leverantören måste möta

C. Fråga leverantören vad som krävs för att priset skall sänkas till X USD

4. Förstår de produktsäkerhetskraven inom EU?

Som importör i Sverige är det ert ansvar att produkten möter de krav som finns inom EU på produktsäkerhet och kemikalier. Långt ifrån alla tillverkare i Kina, och andra länder i Asien, har koll på vilka krav som ställs inom EU.

Väl på plats måste ni således fråga leverantörens representanter om de:

A. Känner till de regleringar som gäller för produkten inom EU

B. Om de har testrapporter som bevisar att de sedan tidigare tillverkat produkter som möter de krav som finns inom EU.

5. Hur ser det ut i fabriken?

Ser fabriken ut som en soptipp utan pågående produktion? Då kan du packa väskan och åka vidare. Har de pågående tillverkning och ett lager fyllt med kartonger som är på väg att skickas ut? Då ser det bättre ut.

6. Boka in en tolk

De flesta kinesiska fabriker har idag representanter som kan kommunicera på engelska. Dock kan en tolk ändå hjälpa till med vissa tekniska termer och assistera med resan i helhet. När ni väl lämnar fabriken för att åka vidare till nästa är det en stor hjälp att ha en lokal person på plats som kan boka en taxi och hjälpa er att checka in på närmaste hotell.

• Alibaba.com är inte en leverantör utan en handelsplats, i likhet med Tradera och Blocket. Precis som på alla andra handelsplatser på internet finns det både bra och dåliga aktörer.
• Leverantörer på Alibaba.com kan välja att bli såkallade “Gold Suppliers.” Detta är en medlemstjänst och Alibabas största inkomstkälla. Alibaba verifierar att alla Gold Suppliers är registrerade företag, hur mycket kapital de har, vem som äger företaget och var de (uppges) att befinna sig. Detta är information som kan  vara mycket hjälpsam vid import från Kina, men det säger ingenting om följande;
  1. Huruvida leverantören kan leva upp till era krav på produkten
  2. Huruvida leverantören kan tillverka produkter som lever upp till EU krav på certifiering (ex. CE, RoHS och REACH). Långt ifrån alla leverantörer på Alibaba.com kan göra detta.
  3. Huruvida leverantören faktiskt tillverkar produkten – eller lägger ut den på en underleverantör.

Kort sagt, Alibaba.com huserar allt ifrån industriledande tillverkare och innovativa handelshus till garagefabriker och organiserade bedrägerier. I denna artikel kommer vi att kolla närmare på det sistnämnda – bedrägrier vid import från Alibaba.com.

Typer av bedrägerier och hur man skyddar sig

Typ #1 – Betalningsbedrägerier

Jag har genom åren fått desperata samtal från företagare som sett hundra tusentals kronor gå upp i rök. Jag har också sett misstänkta bedragare stänga ner sin verksamhet helt och hållet i samband med att vi skall göra en inspektion innan vi lägger en beställning. Ett betalningsbedrägeri bygger helt och hållet på att man lurar kunden att betala till “fel” mottagare och kontonummer. Det som är riktigt skrämmande är att ytterst få importörer bemödar sig att kolla att mottagaren verkligen stämmer överens med det företaget som står listat som ett verifierat företag på Alibaba.com. Nedan följer en fallstudie;

1. Johan hittar leverantören “Shanghai Great Watches Limited” på Alibaba.com och bestämmer sig för att köpa in prover. Efter förhandling och kontroll av prover bestämmer sig Johan för att lägga en beställning på 200 klockor från denna leverantör. “Shanghai Great Watches Limited” är en Gold Supplier sedan 4 år tillbaka så Johan känner sig trygg med denna leverantör.
2. Candy Liu på “Shanghai Great Watches Limited” utfärdar en faktura (Proforma Invoice) på 2000 dollar som skickas via e-post.
3. Johan får ett till epost från Candy Liu, som nu bytt epost adress till shanghaiwatch11@163.com.cn. Hon hade gjort ett fel på den första fakturan som hon nu har rättat till.
4. Johan tar emot fakturan och kollar så att priset stämmer. Allt ser bra ut så han betalar in beloppet på en gång. Johan förväntar sig att betalningen är framme senast 5 dagar senare.
5. Efter 5 dagar har ingen betalning kommit fram.
6. 10 dagar efter betalningen börjar Johan misstänka att han blivit lurad av Shanghai Great Watches Limited – Candy Liu hävdar bestämt att så inte är fallet. Candy Liu kräver att få se ett kvitto på betalningen som gjorts. Detta ordnar Johan snabbt genom att bifoga en PDF fil från internetbanken.
7. Candy Liu noterar Johan omgående om att han inte alls betalat “Shanghai Great Watches Limited” utan att mottagaren på hans betalning är “Zhengnan Trade Enterprise Limited” i Hong Kong. Johan förstår inte vad problemet är då han ju fått fakturan från Candy Lius epostadress.
8. Candy Liu förklarar att Johan utsatts för ett betalningsbedrägeri och att han varken kommer få några klockor, eller pengarna tillbaka då dessa redan tagits ut i kontanter av bedragaren. Johan får således ta förlusten och chansen att någonsin kunna spåra pengarna är obefintlig.

Det som hände i steg 3 är att någon övervakat Candy Lius epost och väntat på att slå till först efter att Candy Liu skickar en faktura till en kund som är redo att betala. Allt bedragaren behöver göra är att göra en kopia på den digitala fakturan – men med en annan mottagare och kontonummer.

Vad kan man göra för att undvika Alibaba.com bedrägerier?

1. Kontrollera att mottagaren stämmer överens med företagsnamnet på Alibaba.com. Detta är ingen garanti för att leverantören är bra eller att de inte fuskar i produktion. Dock kan man vara säker på att ens pengar faktiskt kommer fram till ett företag som är registrerat och investerar pengar i att marknadsföra sig till omvärlden.

Det räcker trots allt inte med att enbart byta ut ett kontonummer då bankerna alltid kontrollerar att det kontonummret matchar mottagaren.

2. Acceptera inte digitala fakturor utan kräv att leverantören skickar en papprsfaktura som är stämplad med företagets officiella stämpel och påskriven av dess VD (Legal Representative).
   1. Företags stämpel skall matcha dess engelska namn (se Alibaba.com) eller dess kinesiska namn (se leverantörens “business license”
   2. Signaturen skall matcha det namn som står på Alibaba.com, under just “Legal Representative)
3. Undvik företag som inte vara medlemmar på Alibaba.com i mer än 1 års tid
4. Undvik leverantörer med mycket lågt kapital (under 100 000 RMB). Hur mycket ett företag har kan ses på Alibaba.com under “Registered Capital”.
5. Fatta misstanke omgående om leverantören påstår att denne bytt epostadress eller vill uppdatera fakturan utan att ni begärt en ändring.

Vem är bedragaren?

1. En utomstående hackare eller organiserad kriminell grupp som specialiserar sig på betalningsbedrägerier.
2. Johans kontaktperson, Candy Liu, eller någon annan anställd på Shanghai Great Watches Limited. Vi har sett fall då kunden kontaktat Företag A på Alibaba.com, fått en faktura från Företag B och sedan betalat till Företag C. Detta då en anställd på Företag A lägger ut ordern för tillverkning på en undermålig underleverantör (Företag B) och tar betalt till sitt eget hemliga företag i Hong Kong (Företag C).

När kunden senare insåg att denne blivit lurad på 200 000 kronor så vägrade Företag A (som kunden trodde denne gjorde affären med) att ta något ansvar då denne varken fått betalt eller skickat en faktura.

Typ #2 – Märkesvaror

Trots att året är 2013 så tror många att det faktiskt är möjligt att tjäna en rejäl hacka på att importera Adidas skor och Apple Iphones. Jag kan garantera att dessa multinationella företag har en armé av oerhört intelligenta och erfarna “Supply Chain Managers” som har järnkoll hela leveranskedjan från råvaror till försäljning i butik. I många fall så äger de såväl fabriken i Kina som butiken i Sverige. Att de skulle låta varor läcka ut till småskaliga importörer är helt otänkbart och den som får ett erbjudande om att köpa märkesvaror till otroliga priser kommer att hamna i någon av de följande situationerna;

1. Utsättas för ett betalningsbedrägeri, se ovan. Bedrägerier är mycket vanliga när det handlar om import av illegala kopior.
2. Importera illegala kopior, få godset konfiskerat av tullen och åtalas på varumärkesintrång
3. Många har fått för sig att det är möjligt att köpa bland annat märkeskläder som tillverkats efter ordinarie arbetstid. Detta är en myt och även om det vore sant är parallell import olagligt.

Typ #3 – Leverantören fuskar under produktion

Denna typen av bedrägeri är långt mycket svårare att skydda sig emot gentemot Typ #1 och Typ #2 vilka kan motverkas genom enkla åtgjärder. Kvalitetsproblem kan se ut på flera sätt, exempelvis följande;

• Fel dimensioner
• Fel färg
• Fel position på tryck
• Skador på yta och kanter
• Felaktigt material
• Felaktiga komponenter
• Låg hållbarhet
• Ej CE godkänd
• Brandfarlig
• Giftig

Kvalitetsproblem vid Kina import uppstår av två följande anledningar;

A.) Missförstånd mellan importören och leverantören

Ett missförstånd är inget bedrägeri, men resultatet är ändå katastrofalt. Jag skulle säga att missförstånd är mycket vanligare än bedrägerier, och de uppstår av följande anledningar;

• Kommunikation. Här i Kina talas det kinesiska, inte engelska. På pappret kan landet stoltsera med flera hundra miljoner engelsktalande men realiteten är helt annorlunda. Faktum är att engelska kunskaperna är otroligt bristfälliga och t.o.m högutbildade har svårt att förstå och tala engelska.
• Importören förutsätter att alla leverantörer av en viss produkt kan tillverka alla typer av en viss produkt. Det är helt fel. Även om en leverantör kan tillverka en klocka innebär det inte att dom kan tillverka din klocka.
• Många importörer antar att leverantörer i Kina per automatik lever upp till EU krav på certifiering (Ex. CE och RoHS). Kina är inte EU och det är helt och hållet upp till kunden att tydligt specificera detta innan produktion. Varor kan inte modifieras i efterhand för att bli, exempelvis, CE godkända. Då endast en minoritet av leverantörerna klarar av att tillverka produkter som lever upp till EU krav är det självklart fundamentalt att ta upp frågan i ett initialt skede. Det är ett slöseri med tid och pengar att förhandla priser med och köpa prover ifrån en leverantör som från första början inte kan leverera produkter som är lagliga att importera till Sverige.
• “Bra kvalitet” är ingen internationell standard utan kvalitet bestäms av de produktspecifikationer som kunden bifogar till leverantören. Material, komponenter och diverse bearbetningar avgör funktionalitet, utseende och hållbarhet. Jag föklarar detta koncept djupare i nästa steg.

B.) Leverantören fuskar under produktion

Sist på listan och utan tvekan den största risken vid import från Alibaba.com. I grund och botten krävs det att man ser en produkt som en summa av dess delar istället för som en enhet. Nedan följer ett exempel på hur en klocka som ser exakt likadan kan tillverkas på två helt olika sätt;

Version 1 – Högre kvalitet

• Case: Stainless steel
• Movement: Citizen IL22 (Made in Japan)
• Thickness: 6 mm
• RoHS Certified: Yes
• Inköpspris: 152 SEK / Butikspris: 1490 SEK

Version 2 – Låg kvalitet

• Case: Zinc alloy
• Movement: OEM, No brand (Made in China)
• Thickness: 10 mm
• RoHS Certified: No
• Inköpspris: 38 SEK / Butikspris: 249 SEK

Det enda sättet att motvera att leverantören byter ut exempelvis urverket mot ett billigt sådant är att specificera exakt vilket urverk man önskar. Varje produktspecifikation som lämnas öppen för leverantörens tolkning kan leda till ett missförstånd eller att leverantören använder ett billigt och undermåligt material eller en komponent för att förbättra sina egna marginaler.

Som importör måste man också kommunicera till leverantören att man kommer att följa upp med en eller flera kvalitetskontroller innan leverans. Även om man inte har råd med en kvalitetskontroll (Cirka 2500 SEK) så kan man iaf låta leverantören tro detta då resultatet ändå är att leverantören med större sannolikhet kommer att tillverka produkten i enlighet med de specifikationer man önskar.

Det är också viktigt att man inte betalar allt i förskott utan betalar 30% innan tillverkning och 70% efter tillverkning. Betalar man allt i förskott och sedan upptäcker kvalitetsproblem har leverantören inget incitament för att rätta till “misstagen”.

Kort sagt kan man sammanfatta det med följande;

1. Bifoga en detaljerad produktspecifikation som inte lämnar någonting “öppet för leverantörens tolkning”
2. Betala förskott – men inte mer än 30%
3. Påpeka tidigt att ni kommer att kvalitetskontrollera produkten innan leverans och att felaktigheter leder till att de inte får fullt betalt (resterande 70%).

Fredrik Grönkvist är bosatt i Shanghai och är delägare i medlemstjänsten ChinaImportal.com som hjälper småföretag och e-handlare att importera från Asien och att undvika bedrägerier.

Vad kan man importera från Kina?

Glöm bort billiga iPads och Nike-skor – en stor del av konsumentprodukterna man hittar i handeln är visserligen tillverkade i Kina – men att ens tänka på att kringgå etablerade – lokala – återförsäljare är bara att glömma bort. Det som återstår är då att lägga ut tillverkningen av era egen-designade produkter på en kinesisk tillverkare eller att köpa in lokala kinesiska produkter (som ofta är anpassade för exportmarknaden)

Att hitta en leverantör i Kina & vad man bör tänka på

Det finns idag flera olika kataloger för att lokalisera leverantörer i Kina – exempelvis Alibaba, GlobalSources & HKTDS. Vi rekommenderar att man redan tidigt i processen anstränger sig för att samla ihop en portfölj av kinesiska leverantörer som man kan tänka sig att jobba med. Utgå redan nu ifrån att 50 – 70% av de leverantörer ni först identifierar kommer falla bort under (QA) processen – av olika anledningar som att de visar sig producera dåliga prover, visar en oseriös sida eller rent av inte klarar av att tillverka er produkt – något som kan komma att visa sig flera veckor eller månader i processen.

Det handlar inte bara om att ha en bra struktur på sitt arbete när man lokaliserar leverantörer – utan samma sak gäller när man kontaktar leverantörer och presenterar sin förfrågan – givetvis vill man inte framstå som en amatör – vilket talar för att man är en amatör när det kommer till att förstå bl.a. prissättning, vilket leverantören kan använda till sin fördel. Det handlar dock inte enbart om taktik – utan man skall ha i åtanke att det är svårt för en leverantör att bifoga en korrekt offert om produktspecifikationerna inte är tillräckligt detaljerade eller rent av inkorrekta.

En grundläggande regel är att man skall ha alla produktspecifikationer på plats innan man börjar kontakta leverantörer – många leverantörer kan vara duktiga på att tillverka din produkt – men olika leverantörer har olika expertis – exempelvis kan leverantör A och B tillverka dricksglas – medan enbart leverantör B har erfarenhet ifrån att blästra glaset – är det då blästrat glas man är ute efter får man se till att specificera det från början och inte ta någonting för givet – och basera sitt val av leverantörer därefter.

Utveckling av prover/prototyper och avtal med leverantör i Kina

Från det att man inleder kontakt med en kinesisk leverantör måste man – som tidigare nämnt – tillämpa en struktur på sitt arbete med framgångsrikt importera en produkt. Många importörer tror att detta enbart gäller för produkter som skall ”specialtillverkas” hos en kontrakt-tillverkare och att när det kommer till att importera produkter som leverantören redan har i sitt sortiment – så kan man slappna av och räkna med att allt går smärtfritt – detta stämmer inte.

Om vi förutsätter att ni redan har ett antal leverantörer så måste ni börja med att ta fram provexemplar eller prototyper. Detta är en process som är väldigt kritisk och för vissa produkter – väldigt problematisk. Problemet med en misslyckad utveckling av prototyper eller prover är att man riskerar att gå till produktion utan något att referera till. Utan referensprover har man ingen design eller kvalitetsstandard att referera till i ett tillverkningsavtal med leverantören – inte heller har man något att bifoga till 3e-parts inspektörer som skall kvalitetskontrollera varorna under och efter produktion.
Mycket av det jobb vi gör handlar om att få till ett bra avtal mellan kund och leverantör. Ett OEM-avtal måste tydligt specificera ordern villkor – i alla tänkbara situationer. Vi ser dessa avtal som en reparation på en läckande vattentank – har man inte en klausul som någgrant specificerar vad som gäller i ett flertal situationer.

Exempel på problem som kan uppstå vid Kina import

Stockholm Möbelimport AB (påhittat) skrev ett avtal på produktionstider och en hel del annat – men glömde bort att nämna vad som händer i händelse av att en allvarlig defekt upptäcks efter leverans. Stockholm Möbelimport AB tycker att allt ser bra ut och de nyligen importerade skrivborden säljer riktigt bra – 2 månader efter säljstart börjar ett stort antal reklamationer strömma in – och då Stockholm Möbelimport AB är ett svenskt företag måste de leva upp till svenska konsumentköpslagar.

Stockholm Möbelimport AB kontaktar i desperation sin kinesiska leverantör och begär reklamation och nytillverkning – lyckligtvis hade Stockholm Möbelimport AB skrivit in en klausul som säger att leverantören i Kina måste nytillverka och frakta samma kvantitet som upptäckts som defekt – men först vill den kinesiska leverantören att Stockholm Möbelimport AB returnerar samtliga defekta enheter ”för undersökning och eventuell reparation – då leverantören inte kan verifiera antalet defekta enheter genom enbart fotografier måste importören först stå för fraktkostnader till Kina”.

Problem som importören (Stockholm Möbelimport nu står inför):

1. Returerna har enbart börjat komma in – under de kommande månaderna kan returfrekvensen fortsätta att öka – nu vet inte importören om denne skall vänta eller skicka allt på en gång. Oavsett måste importören stoppa försäljningen.
2. Det finns inga garantier för att leverantören i Kina kommer medge defekten – utan kanske rent av hänvisar till att produkten inte använts på korrekt sätt – i detta fall får inte importören tillbaka sina pengar för varje sig varor eller returfrakten till Kina – som inte är gratis.
3. Importören är ett litet företag och har inte resurser för att stoppa försäljning samtidigt som denne – kanske i flera månader – måste vänta på besked från leverantören – och därtill ligga ute med pengar.

Hade Stockholm Möbelimport AB nu haft en klausul som specificerade exakt vilka åtgärder som skall tas av leverantören och importören i detta scenario – hade man sluppit detta katastrofala vakuum mellan svenska – effektiva och väldefinierade handelslagar – och leverantörens barmhärtighet. Nu finns det ingen garanti för att leverantören kommer leva upp till det som är påskrivet på kontraktet – tyvärr händer det att leverantörer hittar på någon skrattretande anledning för att inte leva upp till avtalet eller rent av bryter kontakten – men precis som att det svenska försvaret inte garanterar att vi kan stå emot en invasion – så är det likväl idiotiskt att inte ha det på plats då det kan göra enorm nytta – och ja, vi har gång på gång blivit belönade pga bra avtal.

Ett bra avtal kan leda till att leverantören tar kunden mer seriöst – något vi också tagit upp tidigare – men även att man prioriteras över andra kunder. I en situation där leverantören tagit mer beställningar än vad denne klarar av – kommer de kunder som har väldefinierade villkor för defekter och förseningar att prioriteras – framför de som inte har det.

Att tänka på när man skriver ett avtal med en kinesisk leverantör

1. Ett avtal skall helst vara på både engelska och kinesiska
2. Ett avtal skall vara stämplat och påskrivet av företagets VD (General Manager)
3. Villkor på en Pro-forma Invoice [PI] är ej gångbart som ett giltigt kontrakt i en kinesisk domstol – det måste vara ett separat avtal
4. Avtal har inte samma betydelse i Kina som de har i Europa, Japan eller USA – dock så är man inte rättslös vid en tvist i Kina och kinesiska domstolar har gjort stora framsteg i sitt arbete de senaste åren – men det kan vara enormt resurskrävande för ett litet företag att driva en rättstvist långt hemifrån.
5. Avtal skall skrivas innan produktion – inte under – inte efter

Frakt & Incotermer

Flygfrakt och sjöfrakt är det man har att välja på. Ofta fungerar det bra att låta leverantören hantera leveransen genom att de kopplar in de fraktbolag som de vanligtvis använder – något som i vissa fall både sparar tid och pengar – dock händer det att leverantörer saltar fakturan och lägger på tusentals kronor på fraktkostnaden – så det gäller att se upp – speciellt när det gäller mindre leverantörer.

Att få varor från Punkt A (fabriksgolvet) till Punkt B (Ert lager eller garage) är generellt sett inget problem – rör dig om varor med en flera kubikmeter stor volym och en vikt på ett par hundra kilogram så är sjöfrakt att föredra. Rör det sig om varor med högt värde per viktenhet så kan flygfrakt löna sig – speciellt om det rör sig om tidskritiska varor inför julhandeln exempelvis.
Oavsett om man fraktar till havs eller 10 000 meter över havet så kan man spara nämnvärda summor på att anpassa kvantiteten efter exempelvis en 20 fots container eller en exportbox – se till att er leverantör förstår detta.

När man får en offert eller en faktura (PI) från sin (seriösa) kinesiska leverantör är en incoterm specificerad. En incoterm specificerar var ansvarsövergångar mellan leverantör, fraktbolag och kund övergår.

Exempel

EXW: Inkluderar inga fraktkostnader, inte ens från fabriken
FOB Shanghai: Tar varorna fram till hamnterminal i Shanghai – men därefter är det upp till er att hantera frakten
CIF Göteborg: Tar varorna hela vägen fram till hamnterminal i Göteborg – men därefter är det upp till er att lösa frakt, tull och moms
DDP Borås: Tar varorna hela vägen till ditt garage i Borås

Tyvärr blir många nya importörer (negativt) förvånade när de upptäcker att exempelvis CIF Göteborg inte var slutfakturan – utan att det tillkommer ytterligare kostnader i hamn & lossningsavgifter hemma i Sverige utöver detta – därför är det väldigt viktigt att man försöker göra en relativt noggrann kalkyl som inkluderar alla avgifter till dess att varorna står på er adress – annars kan en produkt som precis såg ut att vara väldigt lönsam helt plötsligt vara motsatsen.

Tull & Moms vid import

Olika produkter har olika tullsatser – men nästan alla har samma momssats (25%, undantag för bland annat böcker men marknaden för böcker på kinesiska i Sverige är inte speciellt expansiv just nu). Moms och tull betalas först när varorna nått svensk mark – ibland tas det ut direkt av tullen på Arlanda (om man flygfraktar) eller så gör man en egen deklaration i efterhand.

Tullsatser hittar man på taric.tullverket.se – hittar man inte sin produkt listad så kontaktar man en handläggare på tullverket – det man inte gör är att importera först och fråga sen – då kan man hamna i en situation varorna visar sig vara belagda med en sk. Anti-dumpningstull (extremt hög tullsats på 30 – 70% som läggs på varor som levereras från leverantörer eller länder som bryter mot internationella handslagar) – eller att tullen helt enkelt är högre än väntat och förstår vinstmarginalerna.

Tullsatsen är en %-sats som kalkyleras baserat på tullvärde – och med tullvärde syftas på kostnader som uppstått innan det att varorna nått EU – detta är vanligtvis varuvärde, fraktkostnad och försäkring. Moms läggs på först efter att tullavgiften adderats på tullvärdet.

Mitt namn är Fredrik Grönkvist, numera bosatt & verksam i Shanghais pudong-distrikt. Sedan 2010 driver jag bolaget ScandinAsian Enterprise (www.scandinasian.se) som hanterar hela – eller delar – av svenska, tyska & schweiziska företags importaffärer.

Många importörer är ganska pålästa och är väl medvetna om att en stark relation är grundläggande för framgångsrika affärer i Kina – givetvis stärker man sin position genom att faktiskt ta sig till sin leverantör – men det finns fallgropar & misstag som leder till att man i slutändan riskerar att ha kastat bort tid – och pengarna för flygbiljetten.

1.) Är allt på plats?

- Inte sällan besöker importörer sina potentiella leverantörer i ett för tidigt skede – man hittar ett par leverantörer på Alibaba eller Globalsources och det ser bra ut – fina bilder och intressanta produkter. Väl på plats möts den svenska representanten av en delegation som inte talar någon engelska – samtidigt som man själv inte hyrt in en kinesisk tolk – kanske har dom inte ens en egen produktionsfacilitet – och det finns inga prover att varken se eller ta på. Resultatet kan bli att man åker hem förvirrad och tomhänt.

Detta måste undvikas – vilket lättast sker genom att man har möten med ett flertal leverantörer (4 – 10) inom samma geografiska område. Att verifiera prover & ha regelbunden kontakt med leverantören (vissa leverantörer avslöjar sitt ointresse för affärer redan här genom att aldrig svara i telefon eller följa upp e-post) innan man åker ner kan vara avgörande!

Tänk på att många delar av Kina är väldigt underutvecklade – likaså delar av infrastrukturen. Därför bör man planera för förseningar och långa restider mellan möten.

2.) Ha tydliga mål & håll dem inte hemliga

Skriv en lista med frågor och produktspecifika krav – samt eventuella andra mål ni önskar uppnå under ert möte med en specifik leverantör. Kinesiska affärsmän föredrar oftast att få tillgång till detta underlag redan innan mötet – så glöm inte att skicka detta i förväg till er kontaktperson.

Läs på noggrant om företaget ni skall besöka – vilken bolagsform har de? – hur mycket kapital finns registerat? – hur många anställda har de på QC & RD avdelningen? – detta är uppgifter ni kan få genom att snabbgranska simpel Alibaba sida.

Lägg upp en plan i samförstånd med er leverantör – där ni redogör hur ni vill gå tillväga under affären – detta kan röra sig om utveckling av prover och beställningens olika faser – huruvida ni kommer begära kvalitetskontroll eller ej – och när. Prisbilden bör även den tas upp.

3.) Tala med rätt person

Kinesiska företag har en hierarki som är mer strikt än den svenska – tänk på att alla era produktspecifikationer kommer att filtreras varje gång informationen passeras mellan säljare, ingenjörer, mellanchefer & General Manager – försök att få ett ord med någon som sitter så högt upp så möjligt för att minimera risker för missförstånd och felöversättningar (det finns många fel att göra på vägen från svenska till engelska och slutligen kinesiska)

4.) ”We will send you an e-mail later”

Nej tack, se till att få ut så mycket som möjligt när du väl är på plats – om det inte funkar idag så åk tillbaka imorgon. Om det rör sig om synnerligen stora affärer – bör man ha överseende med att det kan vara värt att missa ett flyg trots att man betalt för det. Vad är 3- 4000 kronor för en ny flygbiljett att fundera över när man gör upp affärer för flera hundra tusen – eller miljoner – kronor.

5.) Ett lyckat möte är en dålig anledning att slappna av

Förhoppningsvis åker du hem med något konkret – ni har en plan för hur ni planerar att gå tillväga och ni har fastställt en prisbild. Det vore ett stort misstag att i detta skede slappna av och förvänta sig att allt kommer gå som på räls – det är inte konstigt efter det kungliga mottagande många utländska kunder ofta får i detta land – givetvis är det lätt att svepas med.

Utgå från att affären har en hög riskfaktor – och håll tät kontakt. Bäst av allt är om ni har någon på plats – av två anledningar. Det sätter större press på leverantören att leverera bra produkter då denne vet att ni har professionell representation på plats & ni har möjligheten att snabbt agera och sätta folk på fabriksgolvet eller i förhandlingsrummet på nytt – om en krissituation skulle uppstå.

Jag föreslår också att ni jobbar löpande med flera leverantörer – varpå ni inför produktion väljer ut minst en leverantör. Allvarliga problem kan uppstå under utveckling av prover – och leverantören kan komma att visa en betydligt sämre sida senare i processen – många leverantör vet att en importör inte vill gå igenom utveckling av prover & verifiering av leverantörer en gång till – en process som är dyr och tar många månader – i en sådan situation är inte sällsynt att en leverantör driver igenom krav & villkor som importören inte annars hade accepterat – men gör det i desperation. Detta kan resultera i stora ekonomiska förluster.

Hong Kong är däremot betydligt lättare. Det räcker med HK$1 i aktiekapital och det tar bara ca 15 arbetsdagar att registrera företaget.

Vanliga frågor om att starta företag i Hong Kong

Hur lång tid tar det?

Handläggningstiden för att starta ett företag i Hong Kong är ca 15 arbetsdagar.

Vilken företagsform?

Den företagsform som är allra vanligast i Hong Kong är ”Limited”. Det liknar ett svenskt aktiebolag, i den meningen att ägarna inte har något personligt ansvar för företagets eventuella skulder. Det finns även ”Unlimited” företag, där ägarna istället har fullt personligt ansvar. Den företagsformen är dock inte särskilt intressant för de flesta att registrera. Vi utgår ifrån att ni vill registrera ett Limited företag.

Hur många personer behöver man vara?

Företaget behöver:

• Minst en aktieägare
• Minst en direktör (kan vara samma som aktieägaren)
• En sekreterare

Vad får företaget syssla med?

Ett Limited företag i Hong Kong får syssla med i princip vad som helst, förutom sånt som är förknippat med restriktioner och licenser som till exempel bank- och försäkringsverksamhet. I örvigt får företaget göra vilka affärer som helst så länge det följer lagen.

Hur mycket skatt betalar man?

Vinstskatten för ett Limited företag i Hong Kong är 17,5%.

Vad är det för skillnad på en aktieägare och en direktör?

Aktieägarna äger företaget. Hur mycket var och en äger beror på hur aktierna är fördelade mellan aktieägarna. Direktören är utsedd av aktieägarna att styra företaget. Direktören får ta ut lön, men behöver inte göra det. En aktieägare kan även samtidigt vara direktör.

Måste företaget ha en kinesisk ägare?

Nej, företaget kan ägas till 100% av en utländsk medborgare, till exempel en svensk.

Aktiekapital

HK$1 är det minsta tillåtna aktiekapitalet.

Vad gäller angående företagets namn?

Företagets namn måste sluta med ”Limited”. Det finns några otillåtna ord, som till exempel ”Bank” eller ”Trust”. Om namnet inte innehåller något otillåtet ord, och inte redan är upptaget av något annat företag, så ska namnet kunna godkännas. Man får heller inte använda någons registrerade varumärke i sitt företagsnamn.

Företaget kan även ha ett kinesiskt namn, vid sidan av det engelska namnet.

Vad gäller angående företagets adress?

Ett Hong Kong-registrerat företag måste ha en adress i Hong Kong. Har man inte det själv kan man för några tusenlappar om året få en adress i Hong Kong. Det brukar ofta ingå i priset man betalar för sekreteraren.

Vad gör sekreteraren?

Alla företag måste anmäla en sekreterare, som måste vara antingen en person som är medborgare i Hong Kong, eller ett annat företag i Hong Kong. Sekreteraren har som uppgift att bland annat hålla reda på samt skicka in företagets årsrapporter och annat till myndigheterna.

Behöver man deklarera?

Ja, det finns två olika rapporter man behöver skicka in till myndigheterna. I den ena talar man om namnen på alla aktieägare, direktörer samt redovisar aktiekapitalet. Den blanketten måste man skicka in varje år, även om man inte har någon verksamhet i bolaget. Glömmer man att skicka in rapporten får man betala böter på mellan 1000-4000 kronor, beroende på hur pass sen man är.

Den andra rapporten är en skattedeklaration som man måste lämna in om man gjort vinst, och det görs 18 månader efter uppstart och sedan var 12:e månad. Används inte företaget behöver man inte skicka in någon deklaration.